Cada vez más empresas apuestan por las nuevas tecnologías para mejorar sus servicios y aumentar la productividad. Por eso, es importante conocer las tendencias digitales y todos los beneficios que ofrecen. Tanto las grandes como las pequeñas empresas pueden implementar la tecnología en sus negocios, ya que no importa el tamaño de la organización ni al sector al que se dedique. Los empresarios y autónomos deben usar la digitalización para funciones básicas, pero también para tareas más complejas y difíciles.
La tecnología ha supuesto una revolución en el sector empresarial, ya que facilita tareas y reduce la carga manual. Las empresas que no conocen las tendencias digitales ni apuestan por los mejores programas informáticos no destacan en un sector cada vez más competitivo. No es aconsejable tener un negocio sin plataformas sociales, página web o correo electrónico, porque esto genera pérdidas e incluso falta de confianza. Es cierto que la tecnología requiere experiencia y saber manejar algunos programas.
Algunas empresas pequeñas no saben cómo manejar las plataformas sociales o los emails, y acaban renunciando a la digitalización. Pero en estos casos hay que delegar esas tareas en empresas expertas en digitalización. La tecnología no para de avanzar, ya que su misión es simplificar el trabajo del equipo y mejorar la productividad del negocio. Cada vez más empresas están apostando por los asistentes virtuales para que se encarguen de las tareas más habituales como son las de asistencia y atención al cliente.
Es aconsejable que la empresa integre la comunicación del asistente virtual con la del resto de agentes de atención al cliente, algo que se puede hacer mediante una estrategia omnicanal. Aunque estos asistentes también pueden ocuparse de otras funciones más complejas. En este artículo explicaremos qué es un asistente virtual, los motivos para contratar este tipo de tecnología y los beneficios que ofrece. También explicaremos con más detalle las funciones que puede realizar un asistente virtual.
¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual es un profesional que se encarga tanto de servicios administrativos como técnicos, en función de lo que la empresa o autónomo requiera. Desde el blog Beedigital explican que «un asistente virtual puede ofrecer ayuda y apoyo en el día a día de una oficina virtual». El asistente realiza sus actividades de manera remota, o teletrabajando desde su casa o desde una oficina.
Además, se encarga de proporcionar asistencia y dar soporte tanto a empresas como a trabajadores autónomos, pues suele utilizarse como un intermediario entre los clientes y los agentes de las empresas. El asistente virtual no está trabajando en el mismo punto que quién lo contrata y se integra en las páginas web y plataformas de mensajería instantánea como WhatsApp bussines. Las tareas más habituales que realizan los asistentes virtuales son las de resolver dudas relacionadas con la compra de un producto o con el proceso de compra.
¿Cuáles son las funciones de un asistente virtual?
El asistente virtual puede ofrecer funciones variadas, pero dependerá de la empresa o del autónomo que requiera sus servicios. Por ello, los asistentes virtuales de la empresa Somos asistentes nos explican las funciones más habituales de este experto:
-Soporte técnico y ayuda a clientes.
– Atención y respuesta del e-mail o correo electrónico.
-Gestión del email marketing.
-Búsqueda de nuevos clientes.
-Organización de eventos.
-Gestión administrativa y de proyectos.
– Atención y respuesta a las líneas telefónicas.
-Gestión de citas.
-Atención y respuesta a consultas en redes sociales y chat.
-Control de agendas.
-Seguimiento de ventas.
-Solicitud de cotizaciones y búsqueda de proveedores.
-Búsqueda de oportunidades de negocio.
– Facturación y cobros telefónicos o a través de vía online.
– Gestión administrativa.
-Gestión de bases de datos.
-Traducción y transcripción.
-Revisión y edición de textos.
-Asistencia ejecutiva.
-Funciones de recepcionista.
-Realización de presentaciones multimedia.
-Facturación y cobros telefónicos a través de internet.
Motivos para contratar un asistente virtual
Muchos empresarios y autónomos deciden contratar los servicios de un asistente virtual por varios motivos. A continuación exploraremos los motivos más comunes:
Más organización
Las empresas deben responder a los e-mails de sus clientes o a las dudas relacionadas con los productos, ya que estas acciones mejoran la reputación del negocio, pero también supone una carga de trabajo extra. Si la empresa decide delegar estas tareas a un asistente virtual, puede organizarse mucho mejor y tendrá menos carga de trabajo. Esta tecnología también se encarga de la organización del calendario, para que el empresario no esté tan saturado.
El asistente virtual proporciona automáticamente más flexibilidad, por lo que el empresario estará más liberado y podrá centrarse en otras tareas más importantes, como en la organización de reuniones o funciones más estratégicas. Esta herramienta ofrece una atención completa a los clientes, ya que responde a las líneas telefónicas y atiende a las consultas en plataformas sociales y chat.
Trabaja desde cualquier lugar
Un asistente virtual no necesita oficina, ya que su trabajo es remoto y puede trabajar desde cualquier lugar. Pero sí es importante que cuente con una conexión a internet, para que garantice una buena comunicación con los clientes. También es aconsejable que el empresario valore el horario de su empresa o de sus clientes, ya que debe estar disponible para ellos. El asistente trabaja por horas o por proyectos, por lo que el empresario debe decidir el tipo de contratación. En cuanto al salario, el empresario le pagará el presupuesto acordado por hora o proyecto.
Cumple los objetivos
El asistente virtual se adapta a las necesidades y características de la empresa, pero el empresario o particular debe explicarle sus objetivos. Si la empresa quiere mejorar la atención al cliente, el asistente virtual se encargará de gestionar los e-mails, las comunicaciones, las quejas o comentarios de los clientes e incluso de los empleados. Si el asistente se ocupa de las tareas anteriores, el empresario puede centrarse en otros objetivos completamente diferentes. Además, estará menos estresado y no tendrá que preocuparse por las tareas relacionadas con la asistencia a los clientes.
Mejora la reputación
El asistente virtual es un experto que ayuda al empresario con el servicio de atención al cliente, por lo que es esencial para cualquier negocio, independientemente del tamaño de la empresa y al sector al que se dedique. Antes de elegir al asistente virtual, la empresa debe valorar su experiencia y formación en este sector. Si la empresa no responde a los comentarios de los clientes porque no puede asumir esa tarea, puede perjudicar su reputación. Los clientes valoran los servicios de atención y comunicación de las empresas. Si el asistente se encarga de gestionar los correos electrónicos y los comentarios de las plataformas sociales, puede transmitir confianza y mejorar la reputación digital del negocio.
Además, el asistente responde tanto a los comentarios positivos como a las quejas. Este experto conoce las mejores estrategias de respuesta y sabe solucionar cualquier duda sobre el proceso de compra. El asistente ayuda al empresario a estar siempre comunicado. La organización se siente más tranquila al saber que su asistente atiende todas las dudas de los clientes, por lo que es trabajo que podrá ahorrarse y que además siempre requiere de bastante tiempo para hacerse, y especialmente para hacerlo bien.
Beneficios de contratar un asistente virtual
Si la empresa decide contratar a un asistente virtual, puede disfrutar de muchos beneficios. A continuación, dejamos los principales:
Trabaja de forma remota
El asistente virtual no necesita trabajar en las instalaciones de la empresa, ya que trabaja de forma remota.
Ahorro en costes fijos
Si el empresario apuesta por los servicios del asistente virtual, puede ahorrar en equipos y suministros. Como el asistente virtual no está en la oficina, el empresario no tendrá que proporcionarle un equipo de trabajo ni pagar suministros correspondientes al mismo. El asistente virtual permite que la empresa reduzca unos costes fijos, ya que puede contratarlo por horas, proyectos o períodos. No hace falta que la empresa lo mantenga en plantilla fija, sino que puede contratar sus servicios en períodos de mucho trabajo. Además, la empresa, al no tener al asistente virtual dado de alta, puede evitar gastos en Seguridad Social.
Mejora la atención a los clientes
El asistente virtual mejora la atención a los clientes, por lo que consigue que la empresa transmita confianza. El objetivo del empresario es contratar a un asistente virtual para prestar soporte al servicio de atención al cliente. Con esto consigue mejorar la satisfacción de los clientes al tener a alguien pendiente de resolver sus dudas, problemas y consultas.
Mejora la productividad
El asistente virtual realiza tareas esenciales para mejorar la productividad de la empresa. El negocio tendrá menos interrupciones, por lo que el trabajo de la empresa tendrá más calidad.
Reducción de la carga de trabajo
El empresario delegará aquellas tareas que pueda llevar a cabo el asistente virtual de manera eficiente.
El negocio permanecerá operativo
Gracias al asistente virtual, el negocio permanecerá operativo en todo momento, aunque el empresario no esté disponible.
Presencia global
El asistente virtual puede tener una oficina virtual en cualquier país. Esto favorece la presencia global e incluso puede responder las dudas en varios idiomas.
Ofrece un buen servicio
Un asistente atiende a los clientes de manera eficiente, por lo que ofrece un servicio de valorar y genera una imagen de mayor confianza.
