En una empresa hay muchos documentos que necesitan un tratamiento especial para su destrucción, debido a su carácter confidencial. Esto sucede en el caso de contratos, nóminas, papeles con información de la empresa o personal, papeles del banco u otros que son documentos que no se pueden tirar a la papelera o al contenedor azul así sin más; sino que hay que destruirlos cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos.
De hecho, si la destrucción de dichos papeles no cumple con lo establecido por esta ley, pueden enfrentarse sanciones que van desde los 10 hasta los 20 millones de euros, o desde el 2% al 4% de la facturación de la empresa. Por esto, la destrucción de documentos confidenciales ha cobrado más importancia que nunca.
Además de los problemas que pueden llegar a aparecer por la destrucción incorrecta de dichos documentos, entre los que contamos el robo de datos por parte de compañías rivales, contaminación al medio ambiente o denuncias de clientes por ver sus datos personales comprometidos.
¿Qué dice la Ley Orgánica de Protección de Datos?
Según la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) se entiende como dato personal a:
cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables.
Es decir, que no sólo debemos considerar como dato personal los nombres, apellidos y direcciones de personas y/o usuarios…, sino que también debemos aplicar las mismas consideraciones a números de teléfono, DNI, número de la seguridad social, formación académica, correos electrónicos, firmas electrónicas, fotos, grabaciones de audio y/o vídeo obtenidas en cámaras de seguridad, etc.
Ya que estos datos son los que debemos tomar en cuenta a la hora de destruir un documento y cómo hacerlo, el Reglamento LOPD, concretamente en su Artículo 92.4 recoge:
«Art. 92.4 Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior.»
Así, mediante el borrado y destrucción de la información finalizamos la custodia de los datos personales de los que somos titulares, previa cesión del usuario.
De esta manera, la destrucción de documentos cuando contengan algún tipo de dato personal será un aspecto importante a tener en cuenta a la hora de gestionar los datos personales correctamente, no sólo desde el punto de vista normativo, sino también para no exponernos a sanciones.
Motivos para realizar una correcta destrucción de documentos
Como ya veníamos desarrollando en el punto anterior, los principales motivos por los que, tanto organismos públicos como empresas o particulares, deben destruir los documentos que contienen información personal son:
- Cumplimiento de la ley: el RGPD exige que todas aquellas entidades o empresas que manejen datos personales deben demostrar que esos datos los han conseguido de forma legítima; y en caso de no poder hacerlo, deben destruir esa información personal de la cual no conozcan de dónde procede. Por otro lado, tanto el RGPD como la LOPDGDD, exigen que el responsable del tratamiento debe destruir o devolver a los titulares cualquier documento o soporte que contenga datos personales una vez que se haya cumplido la prestación objeto del contrato entre la empresa y el cliente.
- Seguridad: Por lo general, estos documentos suelen contener información confidencial o sensible a la que no sea conveniente que terceros puedan acceder. Por eso, se tiene que aplicar las medidas de seguridad adecuadas al momento de desecharlos.
- Motivos económicos: Almacenar una gran cantidad de documentos en papel puede conllevar un importante gasto, tanto en espacio como en gestión, el cual puede afectar el presupuesto de una empresa.
- Preservar el medio ambiente: Cada vez existe una mayor digitalización de los procesos en las empresas y, por tanto, una reducción del papel y los efectos negativos sobre nuestro medio ambiente. Así, se digitalizan los contratos, las facturas u otra documentación interna para eliminar el formato papel y así cuidar el medio ambiente.
¿Qué opciones existen para destruir documentos?
La destrucción de documentos consiste en el borrado y eliminación definitiva de datos personales de los que se tiene acceso por el hecho de ser responsable de los mismos.
Esta no sólo consiste en eliminar todos los archivos que tengamos en formato papel, sino que, según el Reglamento LOPD, esto se debe extender a todos los formatos, incluyendo el audiovisual y el digital.
Por supuesto, para la destrucción de dichos documentos, no solo basta con enviarlos a la papelera de reciclaje, en caso de que se encontraran en formato digital; o romperlo sin más y tirarlo a la papelera, en el caso de que se encuentren en formato papel.
La exigencia de la normativa es que se realice un borrado y destrucción de documentos de manera correcta, cumpliendo con la LOPD y evitando posibles sanciones económicas por parte de la AEPD.
Para esto, los principales sistemas de destrucción de documentos en formato papel los siguientes:
- Subcontratación de una empresa especializada.
- Destrucción de documentos con máquinas para destruir papel.
- Quemar documentos que contengan este tipo de información.
Subcontratación de una empresa especializada
Git Doc, empresa especialista en servicios de gestión documental para empresas y particulares, nos comentan que en el mercado disponemos de numerosas empresas que se dedican a la destrucción confidencial de documentación.
La puesta en marcha del servicio es fácil:
- En primer lugar se formaliza un contrato de prestación de servicios para la destrucción de este tipo de documentación,
- Le haremos llegar a la empresa la documentación dentro de un contenedor de seguridad.
- La empresa se encargará de la destrucción final de los documentos.
El único aspecto importante a tener en cuenta si optamos por elegir este sistema de destrucción, es que esta empresa debe poder garantizar la confidencialidad y seguridad de la documentación. Por ejemplo, podemos contratar estos servicios a una entidad que nos garantice que cumple con la norma UNE-EN 15713-2010, norma encargada de garantizar que la empresa cumple con los requisitos necesarios para realizar la destrucción de documentos mediante el uso de buenas prácticas.
Destrucción de documentos con máquinas para destruir papel
Otra opción fácil de poner en práctica es la de adquirir una máquina trituradora de papel. Las podemos encontrar fácilmente en el mercado por precios accesibles, por lo que cualquier empresa podría hacerse fácilmente con una.
En este caso la destrucción la realizaríamos nosotros mismos, sin contratar a ninguna empresa externa, introduciendo los documentos de los que nos queramos deshacer en la propia máquina, cuidando que al terminar, echemos los restos en el contenedor correspondiente.
Puede parecer que se trate de un sistema menos seguro que el de contratar a una empresa especializada, pero es una decisión que es mejor tomarla en función de los datos que almacenemos (Básico/Medio/Alto) y de lo sensibles que sean estos datos.
Esto porque, por ejemplo, si en nuestra empresa almacenamos datos de Nivel Alto (ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual…) nuestra máquina para destruir papel deberá generar residuos de un tamaño el cual no permita que puedan ser reconstruidos, mientras que estos restos podrán ser de mayor tamaño, siempre y cuando se garantice la no reconstrucción de los datos, para niveles Medio y Básico.
Quemar documentos que contengan este tipo de información
A diferencia de las anteriores, esta opción es más complicada de poner en práctica, ya que no todas las empresas tienen la opción de acceder a sistemas que permitan la quema de documentación y puede generar otro tipo de riesgos relacionados, como los posibles riesgos de trabajar con fuego, por lo que es la opción menos práctica, pero la más segura y definitiva en relación a la destrucción de datos confidenciales contenidos en los documentos quemados.
¿Qué opción elijo?
Ya que conoces todos los sistemas de destrucción de documentos confidenciales disponibles, la elección entre un sistema u otro dependerá de las ventajas o inconvenientes que encontremos para ponerlos en práctica. Es decir, no existe uno u otro que sea mejor o peor.
Un punto importante es que detallemos siempre el método utilizado. Recuerda que, como hemos visto a lo largo del artículo, las obligaciones relacionadas con el borrado y eliminación de datos personales con un aspecto más que importante a tener en cuenta, tanto si queremos cumplir con lo recogido en la diferente normativa de LOPD, incluyendo el Reglamento LOPD; como si no queremos enfrentarnos a sanciones económicas bastante elevadas; por no hablar de realizar una gestión inadecuada de los datos.
En conclusión, es muy importante aprender como empresas a gestionar de la manera correcta los documentos en los que figuren datos personales de carácter confidencial de terceros, incluso en el momento de su destrucción, ya que aún ahí seguimos siendo responsables del fichero.
Para esto, incluso puedes asistir a cursos en materia o aliarte con alguna empresa especializada en la destrucción de documentos confidenciales que se encarguen de todos los detalles legales del proceso por ti.
